Sähköinen Taloudenpito
Siirryimme sähköiseen taloudenpitoon vuoden 2009 alusta alkaen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaikki tositeaineisto, vuokrakirjanpito jne. muodostetaan vain sähköiseen muotoon. Tämä tarkoittaa merkittävästi vähemmän ympäristöä kuormittavaa jätettä sekä entistä enemmän mahdollisuuksia palvella asiakkaitamme. Hallituksen puheenjohtaja tai hallituksen jäsen voi tarvittaessa tarkistaa tositteet huoneistotieto.fi -palvelun kautta tai hakea tositeaineiston, vaikka muistitikulle.
Taloyhtiön kotisivupalvelu Huoneistotieto.fi
Pääset tarkistamaan onko taloyhtiössäsi kyseinen palvelu käytössä asiakaspalvelustamme (puhelimitse 010 7786 700 tai sähköpostilla asiakaspalvelu@jklkp.fi). Uudistuneessa taloyhtiön kotisivupalvelussa osakkaat pääsevät tarkastelemaan omia vastikemaksujaan ja lainaosuustietoja (suuntaa-antavia) sekä katsomaan taloyhtiön asiakirjoja jne. Palvelun uudistumisen yhtenä päätarkoituksista on nopeuttaa ja parantaa taloyhtiön ja osakkaiden/asukkaiden välistä tiedonkulkua, ohjelmiston kautta isännöitsijätoimisto voi viestittää osakkaille/asukkaille taloyhtiön asioista laittamalla järjestelmäviestejä, sähköposteja tai tekstiviestejä. Palvelua suositellaan käytettävän tietokoneella verkkoselaimilla Firefox, Chrome tai Opera (mobiililaitteilla palvelu toimii rajoitetusti).
Kuvat aukeavat klikkaamalla!
Palvelun sisältö osakkaille:
- Vastikkeet ja lainaosuus: Voit tarkastaa palvelusta taloyhtiölle maksettavien vastikkeiden ja käyttökorvauksien määrää ja maksutilannetta sekä huoneistolle kohdistuvia suuntaa-antavia lainaosuuksia taloyhtiön lainoista. Huomioithan, että kuluvan kuun maksutiedot päivittyvät yleensä vasta kuun lopussa. Vastike- ja lainaosuustiedot ovat arvioita, eikä niitä voi käyttää sellaisenaan virallisiin tarkoituksiin kuten kaupantekoon tms.
- Huoneisto- ja yhteystiedot: Näet palvelusta huoneistosi perustiedot. Voit tarkistaa yhteystietojesi ajantasaisuuden. Huomioithan, että viralliset muutokset osoitetietoihin ja yhteystietoihin pitää tehdä osakkaiden osalta maanmittauslaitokselle sen jälkeen taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään. Näet palvelusta isännöitsijäntoimiston ja huoltoyhtiön yhteystiedot.
- Asiakirjat: Palvelusta löytyy taloyhtiön asiakirjapankki, josta pääset katsomaan esimerkiksi vahvistettuja tilinpäätöksiä, talousarvioita ja yhtiökokouspöytäkirjoja ajasta ja paikasta riippumatta. Palvelun kautta saat myös muuta hyödyllistä tietoa asumiseen ja omistamiseen liittyen.
- Viestintä: Näet palvelusta taloyhtiön ilmoitustaulun. Viestiosiosta näet isännöitsijän lähettämät viestit kirjautuessasi palveluun. Jos sallit ilmoitukset selaimessa tai mobiilisovelluksessa, saat uusista viesteistä erillisen ilmoituksen laitteellesi.
Vuokralaisena näet mm. taloyhtiön perustiedot, tärkeät yhteystiedot, asiakirjoja kuten tiedotteet ja taloyhtiön viestintäosion.
Hallituksen jäsenenä näet muiden rooliesi oikeuksien lisäksi myös taloyhtiösi talousraportteja, ostolaskut, tilitiedot sekä laajemman määrän taloyhtiöön liittyviä asiakirjoja.
Kirjautuminen:
Osakas, vuokralainen tai hallituksen jäsen luo itselleen tunnukset ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä ja myöhemmin pääsee kirjautumaan palveluun palvelun etusivun kautta omilla tunnuksillaan:
1. Ensimmäisellä kerralla rekisteröityessä valitaan huoneistotieto.fi:n etusivulla kohta ”Tunnistaudu tästä” ja kirjaudutaan vahvalla tunnistautumisella järjestelmään. Ohjelma pyytää luomaan käyttäjätunnuksen ja salasanan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä, joita käytetään myöhemmin kirjautumiseen.
2. Jos järjestelmästä ei löydy riittäviä tietoja kirjautujan osalta automaattisiin huoneisto- tai roolikohdistuksiin, hänen on määritettävä huoneistot/tilat ja roolinsa taloyhtiössä kirjautumisen yhteydessä. Jos kirjautuja on osakkaana, hallituksessa tai vuokralaisena useammassa taloyhtiössä tai huoneistossa/tilassa niin voi olla mahdollista, että vain osa näistä huoneistoista/tiloista tai rooleista kohdistuu automaattisesti ja osa vaatii kohdistuspyynnön lähettämistä. Palvelu pyytää ensimmäisen kohdistuspyynnön lähettämistä, jollei yksikään huoneisto kohdistunut automaattisesti. Loput kohdistuspyynnöt pääsee lähettämään palvelusta vasemmalla olevasta sivupalkista keltaisella pohjalla olevaa etsi-nappia käyttäen. Tällöin palvelu lähettää kohdistuspyynnön isännöitsijätoimistolle, kohdistuspyynnöt hyväksytään yleensä parissa arkipäivässä. Hallituksen jäsenyys kohdistuu usein automaattisesti.
Verkkopankki- ja mobiilivarmennetunnistautumiset ovat taloyhtiöllesi maksullisia, joten luothan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä henkilökohtaisen salasanan ja pidät sen hyvässä tallessa tulevaa käyttöä varten. Henkilökohtaisella salasanalla kirjautuminen on maksutonta.
Huoneistotieto.fi -esittelyvideo