Asiakastaloyhtiömme hankkivat isännöintipalvelut yritykseltämme. Palvelun toteuttamiseen tarvitsemme taloyhtiön asukkaiden, vuokralaisten ja osakkaiden henkilötietoja sekä vuokravälityspalvelujen tuottamiseen liittyviä vuokravälityksen asiakastietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaisia palveluita sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössämme ja asiakkaillemme. Asiakkaidemme tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme.
Isännöintiyrityksessä säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Isännöinnin osalta asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista, vuokralaisista ja osakkaista:
- huoneiston tiedot
- huoneistossa asuvan etu- ja sukunimi
- liikehuoneiston ja varastotilan tms. osalta yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
- henkilötunnus, silloin kun se on henkilön yksilöimisen takia välttämätön
- osoite
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohta
- huoneistossa asuvan edellinen osoite
- poismuuttajan uusi osoite
- huoneiston omistussuhteet
Vuokravälityspalvelujen osalta säilytämme toimeksiantopäiväkirjassa seuraavia tietoja:
- etu- ja sukunimi
- henkilötunnus
- osoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- tilinumero, silloin kun se on ilmoitettu vuokran tai vakuuden maksua varten
Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Vuokravälityspalvelujen asiakasrekisterissä säilytämme tietoja lain edellyttämän ajan (Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä 1075/2000).
Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa yhtiön osakkailta, asukkailta tai muilta käyttäjiltä/asiakkailta (esim. liikehuoneistojen vuokralaiset, vuokravälityspalvelun käyttäjät) itseltään eri viestintäkanavissamme, kuten puhelimitse, kasvotusten, postitse, sähköpostitse, nettilomakkeilla tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta. Jyväskylän Kiinteistöpalvelu Oy voi lisäksi kerätä www-sivustoillaan käyttäjien päätelaitteita koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden kuten www-analytiikan avulla, evästeitä käytetään asiakaskokemuksen parantamiseen.
Tarvitsemme osakkaan, asukkaan tai muun huoneiston käyttäjän (esim. liikehuoneiston yhteyshenkilö) henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukas- ja osakas tiedottamisessa, taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä ja palveluidemme markkinoinnissa. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Vuokravälityspuolen asiakastietoja tarvitsemme pystyäksemme hoitamaan toimeksiantoihin liittyvät lakisääteiset velvoitteet sekä mahdolliset toimeksiannon jälkeisiin selvityspyyntöihin tms. vastaamisen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.
Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiöille sekä lukkoliikkeelle. Mikäli taloyhtiö on Keski-Suomen Kiinteistöyhdistyksen jäsen, voidaan hallituksen jäsenten tietoja (nimi, osoite ja sähköpostiosoite) antaa yhdistykselle. Mikäli taloyhtiö on tilannut ammattilehtiä, voidaan hallituksen jäsenten tiedot (nimi ja osoite) antaa lehden julkaisijalle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.
Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä, ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksemme työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa, johon ulkopuolisella ei ole pääsyä ilman valvontaa.
Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä taloyhtiötänne hoitavaan isännöitsijään ja vuokravälityspalvelujen osalta teitä palvelleeseen vuokravälittäjään.